Antrag der SPD-Fraktion vom 20. Februar 2020
Die Verwaltung beantwortet folgende Fragen:
1. Trifft es zu, dass es von Seiten des Postdienstleisters sMail zu Unregelmäßigkeiten beim Versand der Unterlagen der Kommunalwahl bzw. der BürgerApp gekommen ist bzw. dass vertraglich vereinbarte Fristen einseitig nicht eingehalten wurden?
2. Sind weitere Fälle bekannt, in denen vereinbarte Fristen von sMail nicht eingehalten wurden?
3. Teilt die Verwaltung die Einschätzung, dass dies Auswirkungen auf die Bewertung der Kriterien Qualität/Qualitätsmanagement und Betriebsablauf hat?
4. Gedenkt die Verwaltung, aus den Fällen Konsequenzen zu ziehen?
Die Fragen werden zeitnah – möglichst gemeinsam mit dem Bericht zum Ergebnis der BürgerApp – im Verwaltungsausschuss beantwortet.
Für die SPD-Fraktion:
Dorothea Kliche-Behnke
Antwort der Stadtverwaltung:
1. Bei den Kommunalwahlen 2019 wurden sowohl die Wahlbenachrichtigungen als auch die Stimmzettel mit sMail versandt. Wie bereits auf die Anfrage von StR Höhne-Mack in der Fragestunde des Gemeinderats im Mai 2019 ausgeführt, erfolgte die Zustellung form- und fristgerecht.
Bei der BürgerApp liegt der Fall anders. Hier konnte sMail die vertraglich vereinbarte Frist nicht einhalten. Ursache dafür war ein längerer Ausfall der Sortieranlage. Die Rechnung der Firma sMail wurde daher seitens der Stadtverwaltung gekürzt, dies wurde von sMail akzeptiert.
Aus Sicht der Stadtverwaltung lag sowohl bei den Kommunalwahlen als auch beim Versand der Codes das eigentliche Problem darin, dass sMail Zusagen, die gegenüber der Verwaltung gegeben wurden, nicht einhalten konnte und dies der Stadtverwaltung teils nicht oder erst auf Nachfrage mitgeteilt wurde. Damit hatte die Verwaltung keine Möglichkeiten mehr, adäquat zu reagieren. Dies wurde seitens der Stadt, sowohl durch Schreiben des Oberbürgermeisters als auch durch Schreiben und Gespräche mit dem Fachbereich 10 deutlich zur Sprache gebracht.
2. Die Stadtverwaltung Tübingen verschickt mit sMail im Jahr rund 500.000 Sendungen. In Einzelfällen kommt es dazu, dass eine Sendung verspätet zugestellt wird. Ein großer Vorteil der Zustellung via sMail ist, dass bis zur Übergabe an den Empfänger, an die Empfängerin genau verfolgt werden kann, wo ein Brief derzeit ist. Auf diese Weise konnten bereits viele Reklamationen bearbeitet werden.
Die Stadtverwaltung führt immer wieder Probesendungen durch, mit der sie misst, wie lange die Zustellung mit sMail und der Deutschen Post AG dauert. Zuletzt zu Beginn dieses Monats. Dabei wurden bisher keine relevanten Qualitätsunterschiede festgestellt.
3. Aus Sicht der Verwaltung ist sMail grundsätzlich ein leistungsstarkes Unternehmen, dass die Sendungen der Stadt zuverlässig zustellt. Ausnahme gab es bei einzelnen Massensendungen, die in einem sehr kurzen Zeitraum zugestellt werden müssen, hier gab es die oben beschriebenen Schwierigkeiten.Â
4. Die Postdienstleistungen wurden im Rahmen der Interkommunalen Kooperation (IKO) ausgeschrieben und für insgesamt vier Jahre an die Firma sMail vergeben. Die Stadtverwaltung ist somit grundsätzlich verpflichtet, sämtliche Postdienstleistungen über die Firma sMail abzuwickeln.
Die Stadt Reutlingen bereitet derzeit für die IKO die Ausschreibung der Postdienstleistungen ab 2021 vor. Diese müsste im Sommer 2020 erfolgen. Auf Grund der Corona-Krise ist es zum jetzigen Zeitpunkt unklar, ob die Ausschreibung erfolgen kann. Ggf. müssen die bestehenden Verträge um ein Jahr verlängert werden. Dies ist rechtlich zulässig.
Unabhängig vom Zeitpunkt gilt, dass die Ausschreibung der Postdienstleistungen rechtlich sehr anspruchsvoll ist. Bereits bei der letzten Ausschreibung wurde daher die Hilfe einer Anwaltskanzlei in Anspruch genommen. In diesem Zuge wird auch geprüft, ob eine Öffnungsklausel für Massensendungen eingebaut werden kann, so dass diese auch von einem anderen Postdienstleister durchgeführt werden können. Dabei muss jedoch beachtet werden, dass dies zu deutlichen Mehrkosten führen kann.